Politique de confidentialité

Politique de Traitement des Données Personnelles

France Document, mise à jour du 26 mars 2021

Cette politique concerne la protection des données personnelles (qui permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique), que les personnes concernées (ci-après « utilisateurs ») soient particuliers ou professionnels.

  • Par « utilisateurs », nous entendons toutes les personnes physiques qui se rendent sur le site (en leur nom ou pour la société qu’elles représentent), qu’elles soient inscrites ou non, et qu’elles soient clientes ou non.
  • “France Document” désigne la société et son site internet (https://www.francedocument.com), propriétés d’IMAGE SARL, et l’ensemble de ses collaborateurs. Il pourra être désigné ci-après comme « le site » ou « la société » ou « nous ».

Pour toutes questions, nous vous invitons à consulter l’autorité de contrôle référente à savoir la CNIL (https://www.cnil.fr/), ou à nous contacter par courriel (contact@francedocument.fr).
Nous tenons à vous informer en préambule, qu’aucune donnée à caractère personnel n’est, et ne sera, remise ou vendue à des tiers à des fins de publicités.

1. Les données collectées par France Document.

A. Lors de votre navigation sur notre site internet.

Lorsque vous naviguez sur le site www.francedocument.com, nous enregistrons, avec votre consentement, des données relatives à votre équipement et à votre activité telles que votre adresse IP, votre navigateur, la date et l’heure de votre navigation, grâce à la technique dite des « Cookies ».

Un cookie est un petit morceau de texte qui est stocké sur votre ordinateur, smartphone ou tablette. Il nous permet, entre autres, de vous reconnaître lors de vos visites. Vous pouvez bien sûr vous opposer au dépôt de cookie, même après acceptation initiale, en vous rendant dans les réglages de votre navigateur internet, tel qu’expliqué sur https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

Toutefois, veuillez noter que nous ne pouvons vous garantir une expérience optimale sur notre site si vous vous opposez au dépôt de cookies (voir section 1.a.ii et section 2.d).

Cookies de performances.

Nous utilisons le cookie de Google Analytic pour analyser et comprendre les performances de notre site internet (suivi de trafic et d’audiences, performances des pages…) ainsi que de nos actions publicitaires. Sachez que les données observées sont totalement anonymes et n’ont de finalité que l’amélioration de notre service, de nos actions marketing et un traitement statistique. 

Cookies de fonctionnalités.

Nous utilisons les cookies pour vous faire bénéficier d’une expérience optimale sur notre site. Parmi les fonctionnalités permises par les cookies de fonctionnalité : le maintien de votre connexion à un espace client, la conservation d’un panier d’achat…

Cookies de publicité.

Nous sommes susceptibles d’utiliser les cookies d’outils marketing tierces pour vous soumettre des publicités que nous souhaitons les plus pertinentes possibles. C’est par exemple le cas avec le cookie de Google Adwords qui nous permet de vous soumettre nos annonces payantes lorsque vous cherchez une solution d’impression sur le moteur de recherche Google, après avoir visité notre site. Nous utilisons également le cookie fourni par Sendethic dans le cadre de campagnes emailing « ciblées », suite à une visite sur notre site.

B. Données déclaratives fournies lors de votre inscription et de vos commandes.

  • Lors de votre inscription sur le site www.francedocument.com, vous renseignez un certain nombre d’informations personnelles en tant que particulier ou professionnel telles que (liste non exhaustive) : nom, prénom, entreprise, adresse email et mot de passe. Veuillez noter que vous êtes responsable de votre mot de passe et par conséquent de sa non-divulgation. De son côté, France Document met tout en œuvre pour garantir la sécurité de votre espace personnel (et de vos données), avec ses partenaires technologiques (voir section 3.a).


  • Nous pouvons également collecter votre consentement à recevoir nos communications marketing par courriel (« email » ou « campagne emailing »). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment (voir section 4.b). Sachez toutefois qu’il existe deux exceptions à la collecte de ce consentement pour que nous puissions vous adresser nos communications :

    • Si vous êtes déjà client, et conformément à l’article L.34-5 du Code des Postes et des Communications électroniques, France Document peut vous envoyer des offres analogues aux achats que vous avez déjà effectués sur le site, que vous soyez particulier ou professionnel.
    • Si le message vous est adressé sur une adresse professionnelle (qu’elle soit générique type contact@entreprise.com ou nominative type mr.dupont@entreprise.com) et qu’il concerne directement votre activité.  


Dans ces deux cas, un lien de désabonnement vous sera tout de même proposé dans chacun des emails que vous recevrez. Les emails transactionnels ne sont pas concernés par l’obligation de collecte de consentement ou par le désabonnement (voire section 4.b.).


  • Lors du passage de votre commande, sur notre site internet ou via nos autres canaux de ventes (email, téléphone), nous vous demandons également des données nécessaires au traitement de vos achats telles que (liste non exhaustive) : adresse(s) postale(s), numéro de téléphone, n° de TVA…
    Les coordonnées bancaires, telles qu’un RIB, ou une autorisation de prélèvement, sont conservées de façon sécurisée par France Document et son expert comptable. Dans le cadre d’un règlement par carte bancaire, c’est notre plateforme de paiement sécurisée qui traite vos informations pour assurer votre transaction. Ces données sont cryptées et conservées par cette plateforme afin d’assurer un éventuel remboursement, ou pour prévenir et lutter contre la fraude.

 

C. Autres données collectées.

  • Lors de vos échanges avec notre service clients (avant-vente ou après-vente) ou avec notre service commercial, vous êtes susceptibles de nous communiquer des informations personnelles, ou de compléter (ou modifier) des informations déjà enregistrées. Ces informations seront traitées avec le même respect et niveau de sécurité que les données déclaratives que vous renseignez directement en ligne.

  • De même, quand vous chargez vos fichiers d’impression, ils peuvent contenir des informations personnelles (photo d’identité, texte type adresse postale…) qui seront traitées avec le même respect (et niveau de sécurité), que les données déclaratives que vous nous communiquez.
    Les éléments envoyés dans le cadre d’impression avec des « données variables » (fichiers Excel permettant la personnalisation à l’unité), qu’elles concernent votre structure ou vos clients finaux, seront conservées le temps de l’exécution du contrat, puis supprimées de nos serveurs.

D. Cas particulier des mineurs.

Nous vous informons que les personnes âgées de moins de 16 ans ne peuvent pas s’inscrire seules sur www.francedocument.com, ou passer commande via d’autres canaux de vente. Ainsi, nous encourageons l’autorité parentale à contrôler les activités en ligne des mineurs de moins de 16 ans. En cas de doute, le site s’autorise à effectuer les vérifications d’identité qu’il jugera nécessaire.

2.Finalités de traitement des données personnelles.

A. Statistique et analyses.

Les données collectées, notamment de navigation, ont pour vocation l’analyse des performances du site internet et des actions publicitaires de France Document. Les données sont anonymes et sont conservées dans un but statistique.

B. Traitement des devis et des commandes.

Certaines données nominatives sont nécessaires à l’exécution du contrat : elles nous permettent d’assurer votre commande selon les modalités que vous stipulez (destinataire et adresse de livraison, facturation, éléments de personnalisation des supports imprimés…). D’autres, tel que votre numéro de téléphone, sont nécessaires pour le suivi de votre commande, ou le traitement de vos questions et réclamations par notre service clients ou notre service commercial.

C. Marketing et publicité.

Afin de vous proposer des offres susceptibles de vous intéresser « on-line » (recommandations de produits, bannières et bandeaux publicitaires sur sites affiliés) ou « off-line » (« campagne emailing » ou par voie postales), nous pouvons utiliser vos données personnelles déclaratives, de commandes, et de navigations. Grâce à ces informations, ces publicités se voudront le plus personnalisées et pertinentes possible.

Vous pouvez cependant vous opposer au traitement de vos données (voir section 4.c.iii) et au dépôt de cookies (voir section 1.a.).

D. Amélioration de votre expérience.

Grâce à vos données de navigation et vos informations personnelles, nous pouvons prendre en compte vos préférences pour fluidifier votre expérience sur le site et faciliter vos achats ou réachats. 

Pour connaître la liste exhaustive des données collectées par France Document et la finalité de leur traitement, vous pouvez demander à consulter notre registre de traitement en écrivant à contact@francedocument.fr. 

3. Quel niveau de protection pour vos données ?

A. Partage de vos données.

Environnement technique, sécurité et stockage des données.

Les données sont conservées dans notre base de données hébergée sur notre propre serveur. Nous nous efforçons de déployer les moyens techniques et organisationnels nécessaires au maintien de leur sécurité et de leur intégrité.

Ces données peuvent être répliquées dans les bases de données de nos partenaires techniques et marketing qui constituent notre environnement technologique. Il s’agit de partenaires de confiance qui s’engagent également à maintenir leur sécurité et leur intégrité (logiciels de gestion commerciale et comptabilité, routeurs courriel – liste donnée à titre indicatif).

Aucune donnée personnelle n’est partagée en dehors de cet environnement technologique, sauf dans le cas de la sous-traitance (voir section 3.a.ii)

Sous-traitance.

Conformément aux pratiques du métier d’imprimeur en ligne, France Document peut avoir recours à la sous-traitance pour tout ou partie de l’exécution du contrat : de la fabrication à la livraison.

Les sous-traitants sont choisis pour le soin qu’ils apportent à la tâche qui leur est confiée et s’engagent également à maintenir la sécurité et l’intégrité des données personnelles qui leur sont transmises, telles que (liste non exhaustive) : 

  • Fichiers de personnalisation et éléments à imprimer
  • Nom, prénom et adresse de livraison des clients finaux de France Document.

Nos sous-traitants sont autorisés à traiter vos données personnelles dans le cadre de l’exécution de votre commande, mais ne sont pas autorisés à reproduire, stocker ou utiliser à des fins marketing les données qui leur sont confiées. 

Aucun de nos partenaires sous-traitants ne se trouve en dehors de l’Union Européenne (UE), ainsi il n’y a pas de transfert de vos données à l’extérieur de l’UE. A noter que France Document se réserve toutefois le droit de faire évoluer la liste de ses sous-traitants et pourra être amené à transférer des données hors UE (auquel cas le présent document en fera mention).

Collaborateurs de France Document.

Sachez que tous les collaborateurs de France Document ont lu cette Politique de Traitement des Données Personnelles avant vous, afin de comprendre les enjeux liés au maintien de la sécurité de vos données. 

Ont accès aux données à caractère personnel, les employés susceptibles de traiter directement les commandes (de la vérification des fichiers à la préparation de la livraison), le service commercial, le service clients, et le service marketing.

B. Conservation des données.

Les données à caractère personnel sont conservées le temps jugé nécessaire aux vues de la finalité de leur traitement, à savoir 10 ans après votre dernière commande, ou connexion, ou inscription (si vous n’êtes pas client). Ce délai correspond au délai préconisé pour le traitement des factures, remboursements et litiges éventuels.

Passé ce délai, les données seront supprimées : aucune commande ou information personnelle ne pourra être rattachée de façon nominative à votre ancien compte France Document. 

4. L’exercice de vos droits.

Dans le cas où une action de la part de France Document est nécessaire pour l’exercice de vos droits, nous nous engageons à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais au vu des moyens techniques et organisationnels dont nous disposons. Ce délai pourra varier en fonction de la nature de la demande.
Par ailleurs, merci de noter qu’une pièce justificative de votre identité (ou de celle de votre entreprise) pourra vous êtes demandée afin de garantir la légitimité de votre demande, en cas de « doute raisonnable », comme autorisé par la CNIL (https://www.cnil.fr/cnil-direct/question/exercice-de-mes-droits-informatique-et-libertes-dois-je-fournir-obligatoirement ).

A. Consultation et modification de vos données.

Si vous disposez d’un compte France Document en ligne, vous pouvez vous rendre dans votre espace personnel, pour consulter les données personnelles vous concernant, et les modifier. Vous pouvez également demander la modification de vos données auprès de notre service commercial, ou de notre service clients (contact@francedocument.fr). 

B. Désabonnement.

Pour retirer votre consentement (dans le cas d’un abonnement explicite à notre newsletter) ou pour vous opposer à la réception de nos communications qui ne nécessitent pas votre consentement explicite (voir section 1.b.), vous pouvez : 

  • Cliquez sur un lien de désabonnement, présent dans toutes les communications marketing que vous recevez.
  • Nous adresser votre demande par courriel à contact@francedocument.fr.
    Cette dernière sera prise en compte dans un délai de 30 jours maximum.


Merci de noter que les mails dits « transactionnels » (ou « de service »), nécessaires à la réalisation de votre commande ou au maintien de votre compte (type « confirmation de commande » ou « réinitialisation de mot de passe ») ne sont pas concernés : ils sont d’ailleurs obligatoires, conformément à la loi n° 2014-344 du 17 mars 2014 relative à la consommation.

C. Vos autres droits.

Accès & portabilité des données.

Sur simple demande à contact@francedocument.fr, vous disposez d’un droit d’accès à l’ensemble des données personnelles qui vous concernent. Remises sous forme de fichier Excel, ces données pourront être transmises au prestataire tiers de votre choix, dans le cadre du droit à la portabilité des données (par vous, ou par nous).

La compilation de ces données pouvant donner lieu à une intervention humaine et manuelle de la part de France Document, nous nous engageons à répondre favorablement dans un délai de 7 jours. 

Suppression de compte.

Sur simple demande de votre part adressée par courriel à contact@francedocument.fr, nous procéderons à la suppression de votre compte client (créé par vous même via le site, ou par France Document dans son logiciel de gestion commercial). Toutefois :

  • Si vous êtes client, votre compte sera désactivé. Certaines de vos données seront conservées pour une durée de 10 ans afin de répondre à nos obligations comptables et juridiques (en cas de litiges par exemple).
  • Si vous n’êtes pas client, votre compte sera supprimé.

Une fois votre compte France Document supprimé (ou désactivé), vos identifiants et mot de passe ne seront pas reconnus par nos systèmes informatiques. Si vous souhaitez de nouveau bénéficier de nos services, vous devrez créer un nouveau compte. Aucune donnée relative à votre ancien compte ne pourra être récupérée ou associée à votre nouveau compte.

Opposition au traitement de vos données.

Vous disposez d’un droit d’opposition au traitement de vos données lorsque celles-ci sont utilisées pour l’emailing marketing de prospection, le « profilage » (compilation de données, notamment via les cookies, pour constituer votre profil et vous proposer de la publicité ciblée), ou dans un annuaire.

  • Nous vous garantissons que les données collectées ne sont, et ne seront jamais, communiquées ou vendues à un annuaire tiers.
  • Dans le cadre de l’emailing de prospection, nous offrons à tous nos utilisateurs la possibilité de se désabonner à tout moment.
  • Enfin, nous n’utilisons pas les techniques dites de « profilage ». Si cela venait à changer, nous offririons à nos utilisateurs la possibilité de s’y opposer par simple demande à contact@francedocument.fr.
     

Plainte à la CNIL.

Sachez que vous pouvez saisir l’autorité de contrôle compétente (la CNIL) pour présenter une réclamation.